Die Bekuplast GmbH aus dem deutschen Ringe ist Familienunternehmen und Global Player zugleich. Als einer der europaweit führenden Hersteller von Mehrwegtransportverpackungen bietet das Unternehmen seinen Kunden massgeschneiderte Behälterlösungen an. Das Ziel? Effiziente und nachhaltige Behälter für jeden Zweck.
Aufwendige, manuelle Prozesse und verlorene Ladungsträger
Das Familienunternehmen verwendet für den Transport seiner Kunststoffbehälter unter anderem klassische Eurotauschpaletten. Mehrmals am Tag holen verschiedene Speditionen unter anderem die produzierten Behälter inklusive der Eurotauschpaletten ab. Diesen Tauschvorgang hielten die Staplerfahrer vor der Zusammenarbeit mit der Logistikbude handschriftlich auf einem Palettenschein fest – und das war nicht nur ein ziemlich hoher manueller Aufwand, sondern auch fehlerbehaftet. Die ausgefüllten Palettenscheine wurden immer wieder verspätet abgegeben und mussten anschliessend noch händisch in eine Excel-Tabelle übertragen, manuell eingescannt und im Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgelegt werden. Darüber hinaus musste jemand stets den Überblick über die Tauschkonten behalten und rekonstruieren, wie viele Tauschpaletten als Aussenstände im Umlauf sind. Diese mühsamen Aufgaben liefen bei Wolfgang Wenke, verantwortlich für den Wareneingang bei Bekuplast, zusammen. Viele Stunden brachte er monatlich allein für die manuelle Palettendokumentation und Abstimmung der Tauschkonten auf. Dabei stimmte er sich mit den Speditionen und Kunden direkt per Mail oder Telefon über die «Palettenschulden» ab – ein zeitintensives und damit kostspieliges Unterfangen für alle Beteiligten. «Irgendwann habe ich gedacht: Das muss in der heutigen Zeit doch auch einfacher gehen», berichtet Wenke.
«Uns wurde klar: Wir brauchen ein moderneres System, um jegliche Tauschvorgänge der Eurotauschpaletten einfach, digital nachverfolgbar und transparent zu dokumentieren, um damit am Ende Personal- und Schwundkosten zu senken sowie die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern», erklärt Maik Westenberg, Leiter Digitale Transformation (CDO) bei Bekuplast. Westenbergs Job ist die Prozessautomatisierung und Digitalisierung im Unternehmen. Zusammen mit Wenke suchte er also nach einer langfristigen Lösung für die Palettenverwaltung. Ursprünglich habe auch die Überlegung im Raum gestanden, die Entwicklung einer entsprechenden Softwarelösung mit internen Anwendungsentwicklern selbst zu realisieren. Doch der Gedanke wurde aufgrund des hohen Aufwands und des komplexen Themas der Informationssicherheit in Verbindung mit einer Cloudlösung in digitalen Anwendungen so schnell wieder verworfen, wie er gekommen war. Passenderweise existierte bereits eine fertig entwickelte und direkt einsatzfähige Lösung von der Logistikbude.
Digitale Lademittelscheine per App
Die cloudbasierte Softwarelösung Logistikbude digitalisiert und vereinfacht die Verwaltung von Mehrweg-Objekten wie Gestellen, Boxen oder auch Paletten. Der Kontakt zwischen dem gleichnamigen Dortmunder Start-up und Bekuplast bestand zwar schon, doch entscheidend war eine Begegnung mit Mitgründer und COO Michael Koscharnyj auf einer Logistikmesse in Düsseldorf. Koscharnyj und Westenberg kamen nicht nur schnell ins Gespräch, sondern auch immer wieder auf das Problem des Palettentausches zurück. Direkt am nächsten Tag liess Westenberg sich die Anwendung zeigen und war sofort begeistert: «Ich hatte gar nicht damit gerechnet, dass es genau für unsere Bedürfnisse und Herausforderungen schon die nahezu perfekte Lösung gibt.»
So hat Bekuplast seinen manuellen Palettenverwaltungsprozess vollständig digitalisiert. Statt mit Stift und Papier dokumentieren die Staplerfahrer den Palettentausch nun direkt vom Stapler aus mit der App der Logistikbude. Dafür loggen sie sich zum Arbeitsbeginn per QR-Code ein und legen eine Tauschtransaktion an, sobald eine Spedition Eurotauschpaletten anliefert oder abholt. Aus einem Dropdown-Menü wählt der Fahrer die entsprechende Spedition aus, gibt die Anzahl der erhaltenen bzw. abgeholten Paletten ein und dokumentiert die Qualität der angenommenen Eurotauschpaletten anhand eines Fotos ganz einfach über die App. Nach Unterzeichnung in der App wird ein digitaler Lademittelschein erzeugt und dokumentiert. Die erfasste Buchung wird danach von Wolfgang Wenke überprüft, bei Bedarf angepasst und abschliessend freigegeben. «Dank der Unterstützung durch die Logistikbude läuft dieser Prozess, der mich bisher viel Zeit gekostet hat, jetzt nahezu von allein. Das entlastet mich erheblich bei meiner täglichen Arbeit», so Wenke.
Nach der Freigabe wird automatisch auch ein Link an die Spedition verschickt, der die Informationen über die Eurotauschpaletten teilt und die kontinuierliche Abstimmung ermöglicht, statt auf den monatlichen Kontoauszug warten zu müssen. Handschriftliche Zettel und aufwendiges Hinterhertelefonieren gehören damit der Vergangenheit an.
Schnelle Buchungsprozesse und transparente Nachverfolgung für alle Beteiligten
Sowohl für die Staplerfahrer als auch für Mitarbeitende wie Wenke ist der Buchungsprozess beim Ladungsträgertausch jetzt viel einfacher und übersichtlicher. Mit der App werden nicht nur die Tauschvorgänge transparent, auch die Tauschkonten aller Tauschpartner sind auf einen Blick ersichtlich.
Auch die Speditionen arbeiten dank der Logistikbude zeiteffizienter, weil sie ebenfalls die Mengen der Eurotauschpaletten kontinuierlich verfolgen und abstimmen können. «Mittlerweile werden wir sogar von unseren Speditionspartnern und Kunden angefragt, welche Lösung wir benutzen. Das zeigt uns, dass unsere Zusammenarbeit mit der Logistikbude einen neuen Massstab gesetzt hat», resümiert Westenberg. Bisher nehmen bereits über zehn Partnerspeditionen dieses Angebot in Anspruch und es wurden seit dem Start über 2000 Tauschtransaktionen über diese Lösung abgewickelt.
Kosten sparen durch die Vermeidung unnötiger Neuanschaffungen
Neben den deutlich effizienteren Prozessen und den dadurch gesunkenen Personalkosten spart Bekuplast dank der Logistikbude auch bei laufenden Kosten: Weil das Familienunternehmen nun nachvollziehen kann, wie viele Eurotauschpaletten im Umlauf sind, kann es unnötige Neuanschaffungen vermeiden. «Wir waren überrascht von der Menge an Eurotauschpaletten in der Wertschöpfungskette und der Anzahl der abgewickelten Transaktionen. Das System hat uns erstmalig transparent vor Augen geführt, wie viel ‹Geld› in der Form von Eurotauschpaletten im Umlauf ist», erklärt Westenberg.
Kurze Testphase mit maximalem Erfolg
Dass diese deutlichen Erfolge bereits nach wenigen Monaten zu Tage treten, spricht nicht nur für die Softwarelösung selbst, die Bekuplasts Mehrwegmanagement in dieser Zeit verschlankt und vereinfacht hat, sondern auch für die Mitarbeitenden des Familienunternehmens. Schliesslich kann auch die beste Softwarelösung nur dann unterstützen, wenn sie tatsächlich von den Mitarbeitenden genutzt wird.
Auch für Steffen Brand, Customer Success Manager der Logistikbude, war sofort klar, dass das Projekt erfolgreich wird. «Einerseits passt unsere Lösung hervorragend zum Anforderungsprofil von Bekuplast. Was mich jedoch besonders beeindruckt hat, war die freundliche und gleichzeitig produktive Zusammenarbeit. Durch meine persönliche Verbindung zur Region fühlte sich das gemeinsame Projekt von Anfang an wie ein Volltreffer an», erklärt Brand, der gebürtig aus der Nähe stammt.
Durch eine gezielte Testphase wurden die Mitarbeitenden von Bekuplast intensiv in die Implementierung einbezogen. «Für uns war es besonders wichtig, dass die Lösung den Bedürfnissen unserer Staplerfahrer entspricht. Schliesslich sind sie es, die die App im Alltag nutzen werden», betont Westenberg. Drei ausgewählte Staplerfahrer testeten die App und fanden sie äusserst benutzerfreundlich und intuitiv. Auch weitere am Tauschprozess beteiligte Mitarbeitende, insbesondere Wolfgang Wenke, spielten eine entscheidende Rolle für den Erfolg des Projekts. «Da hauptsächlich Wolfgang unsere Palettentauschkonten verwaltet, wollten wir vorab sicherstellen, dass die Software auch seinen Anforderungen entspricht», erklärt Westenberg. Zum Glück habe sich in dieser kurzen Phase schnell herausgestellt, dass es passt. Wenke erklärt: «Ich war direkt positiv überrascht und habe mich als ‹Versuchskaninchen› zur Verfügung gestellt. Die Logistikbude hat uns tatkräftig unterstützt und sich unsere Anmerkungen und Verbesserungswünsche nicht nur mit offenen Ohren angehört, sondern auch direkt umgesetzt.»
Nach wenigen Anpassungen sei bei allen Mitarbeitenden bereits grosses Vertrauen in das neue System da gewesen, sodass nach nur anderthalb Monaten mit der Einführung begonnen werden konnte. Insgesamt dauerte die komplette Implementierung nicht einmal vier Monate.
Langfristig zukunftsfähig
In naher Zukunft kann sich der Hersteller von Mehrwegtransportverpackungen vorstellen, die Zusammenarbeit mit der Logistikbude weiter auszubauen und das System auch in anderen Bereichen einzusetzen. «Bei der Verlagerung unserer Produktionswerkzeuge, welche wir standortübergreifend nutzen, sind wir auf ähnliche Herausforderungen gestossen wie bei unseren Eurotauschpaletten. Hier wäre das Tracking in Echtzeit sehr hilfreich», erläutert Westenberg. Zunächst stehe aber die Implementierung eines neuen ERP-Systems auf dem Plan, bei dem auch die bereits vorhandenen Schnittstellen zur digitalen Lösung der Logistikbude geprüft werden sollen. So sollen bestehende Prozesse weiter verbessert, automatisiert und vor allem vereinfacht werden.
Felix Lütjann, Head of Marketing, Logistikbude
