Mit verständlicher Kommunikation ist es wie mit der Digitalisierung: Sie kostet erst einmal Zeit und Geld, aber die Transformation ist dringend nötig. Sie schützt vor Krisen, fördert das Wachstum und senkt dauerhaft Kosten. Die EU fordert nun zum Beispiel von Versicherern mehr Klarheit in ihren Finanzberichten. Warum? Menschen sollen Versicherungen kaufen, und das tun sie nur, wenn sie Versicherungen vertrauen. Anders gesagt: Fehlende Transparenz bremst das Wachstum.
Unklare Kommunikation führt umgekehrt zu Missverständnissen und Fehlern: sie erzeugt enorme Kosten für Unternehmen, aber auch für Behörden. Ein Beispiel dafür ist die E-Mail- Flut. Laut McKinsey verschlingen E-Mails fast 30 Prozent der Arbeitszeit im Büro. 20 Prozent ihrer Zeit verbringen Mitarbeiter allein mit der Suche nach internen Informationen. Neue Tools zur Zusammenarbeit verlagern das Problem bloss, denn ein überquellendes Postfach verschwendet genauso viel Zeit wie ein geschwätziger Chatroom. Ein dickes Handbuch hilft so wenig beim Einhalten von Prozessen wie ein überladenes Wiki. Mehr Produktivität entsteht erst durch übersichtliche, verständliche Informationen. Und viel von der Kommunikation können Unternehmen auch ganz weglassen.
Was ist Verständlichkeit?
Verständliche Sprache bedeutet, Informationen so aufzubereiten, dass sie jeder schnell und ohne Spezialwissen erfassen kann. Es geht zum Beispiel darum, Fachjargon zu vermeiden, Sätze eher kurz zu halten und den Inhalt strukturiert darzubieten. Verständlichkeit bezieht sich nicht nur auf einfache, prägnante Formulierungen. Informationen müssen übersichtlich strukturiert und aufbereitet werden, ob in E-Mails, Arbeitsanweisungen oder Dokumentationen.
Verständlichkeit spricht alle an; sie ist einfach und anregend zugleich. Nicht zu verwechseln ist Verständlichkeit mit «Leichter Sprache» – eine spezielle Sprachform aus der Behindertenhilfe. «Leichte Sprache» ist wichtig, aber eignet sich nur für vergleichsweise wenige Menschen.
Wie gelingt Verständlichkeit?
Um Sprache verständlich zu machen, sollte sie an die Bedürfnisse des Publikums angepasst werden. Wer sind die Leser? Was erwarten sie von der Kommunikation? Textanalyse-Tools und KI können helfen, Inhalte auf ihre Verständlichkeit zu analysieren und zu verbessern. Ausserdem sollten Organisationen beginnen, klare Kommunikation als einen Wert zu sehen: Einfachheit erhöht die Effizienz, Effektivität und sogar die Loyalität von Mitarbeitern. Dafür muss sie von allen als Wert gelebt werden; vom Werkstudenten bis zum Management.
Das bringt Klartext
Klare Sprache in Unternehmen hat messbare positive Auswirkungen. Studien zeigen, dass verständliche Kommunikation nicht nur die Produktivität erhöht, sondern auch Fehler reduziert und die Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern steigert. Der englischsprachige Raum ist Deutschland weit voraus und nutzt klare Sprache seit Jahrzehnten als Instrument:
❱ In einer Studie sparte die US-Navy jährlich bis zu 73 Millionen US-Dollar durch geringere Lesezeiten bei internen Mitteilungen.
❱ Die KeyBank sparte durch verständliche Handbücher jährlich bis zu 72 000 Dollar im Call-Center.
❱ Mitarbeiter bei FedEx sparten 28 Prozent der Arbeitszeit durch verständliche Handbücher.
❱ Auch Anleger vertrauen klarer Sprache eher: Eine Studie fand heraus, dass schwer lesbare Jahresberichte den Marktwert geschlossener Investmentfonds um bis zu 3,3 Prozent senken.
Umstellen lohnt sich
Schon jetzt setzen viele schweizerische, österreichische und deutsche Unternehmen auf verständliche Sprache und sparen dadurch Zeit und Geld.
Gidon Wagner, Geschäftsführer der Wortliga Tools GmbH
